海外出張旅費を経費計上するときの注意点

今では海外出張は珍しくなくなりました。業種によっては毎月のように海外出張する会社もあるでしょう。海外出張旅費ももちろん会社の経費なのですが、行き先が海外であるだけに観光旅行を兼ねることもあるのではないでしょうか。
そのような出張について税務署では「観光が目的で業務的な体裁を整えているだけではないか」という視点でチェックすることがあります。まして役員ともなると、比較的経費を自由にできる立場にあるため、いっそう厳しい見方をしてきます。
そっこで海外出張旅費を経費として処理するには、それが業務上の必要な経費であることを証明できるようにしておく必要があります。

①出張に関する業務上の資料を整備・保管する
海外出張の稟議書・報告書から、スケジュール表、海外取引先の製品カタログ、サンプルまで旅費精算書と一緒に保管する。
②業務上必要とされる部分とそれ以外の部分を区別して経費処理する
業務と観光それぞれに費やした日数で旅費を按分し、経費計上することも認められている。
③家族同伴はなるべく避ける
同伴した親族の旅費を経費にできるケースは、夫婦同伴パーティーが予定されている国際会議への出席の場合等、限られている。
④パックツアーの場合はよりしっかりと業務関連の資料を整備・保管する
元来が観光目的のツアーなので、十分に業務を行った証拠を整備しておく必要がある。
⑤海外旅費規程を整備しておく
国内の旅費規程と同様、海外旅費規程があれば、日当、宿泊費を実質精算によらずに経費処理ができる。

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落合孝裕(2007)『「会社の税金」「社長の税金」まだまだあなたは払いすぎ!』フォレスト出版.
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