経営に必要な経理の基本②

●証憑書類、秩序正しく整理保存
領収書、請求書、納品書等の証憑書類（現金預金取引等関係書類）は、記帳を行う時の記載内容のもとに行います。
証憑書類を秩序正しく整理保存することで、紛失、誤記、転記ミス、二重請求や過大請求、不正等が起こりにくくなります。
証憑書類等の原始記録は、取引事実や適正な会計処理の証拠書類になるため、証憑書類の整理保存は、会計の信頼性を高めるためにとても重要です。

●売上と仕入の記帳は発生主義で
毎日の記帳と現金管理、証憑書類の整理保存が正しくできるようになったら次のステップです。

売上と仕入の記帳は発生主義で計上しましょう。
記帳の方法には、現金の入出金に合わせて記帳する現金主義と、商品の出荷、納品、入庫等の物の動きに合わせて記帳する発生主義があります。

発生主義と現金主義では、売上の記帳のタイミングが異なります。
例えば、月末締め請求で翌月入金の場合では、現金主義では当月の売上時点での計上がされず、翌月の代金入金時に売上が計上されることになります。
発生主義であれば、当月の売上は発生時点の出荷、納品など物が動いた時点で計上されるため、当月の売上を正しく計上することができます。

正しい月次の業績をつかむためには、発生主義で計上しましょう。

現金管理、証憑書類の整理保存、発生主義ができているか、チェックシートで確認してみましょう。
▼現金管理
□毎日正しく記帳ができている
□毎日現金の残高を合わせている
□会社と個人の現金が厳格に区別されている
□社長が直接現金の受け払いをしている
□仮払金の精算は、用務終了後、速やかに取り出せることを徹底している

▼証憑書類の整理保存
□受け取った証憑書類の記載内容に誤りや不備がないか確認している
□証憑書類に取引発生順に証憑番号を付けている
□証憑書類の内容をもとに記帳している
□証憑書類が正しくファイルされている
□必要なファイルが速やかに取り出せる状態になっている

▼発生主義による記帳
□売上（売掛金）は入金時ではなく、商品の出荷時に出荷表をもとに計上している
□仕入（買掛金）は代金支払い時ではなく、商品の仕入や入庫時に納品書をもとに計上している