日当や宿泊費を経費に計上するには

出張費にかかる旅費は、旅費交通費として経費処理できます。この旅費交通費には、通常交通費、宿泊費、日当等が含まれます。さてこのうち、交通費、宿泊費は実費精算をして経費処理ができますが、日当には給与としての性格もあるので、実費精算することはできません。ではどのように処理すれば経費になるのでしょうか。

●旅費規程に基づいた定額制なら、日当、宿泊費は経費処理できる
日当が一定の基準に基づいて定額制で支給されているなら、経費として認められます。支給されている社員の側も、給与として課税されません。さらに一定の基準に基づいて定額制で支給される宿泊費も、実質精算によらずに経費処理が認められます。この一定の基準というのが、旅費規程といわれるものです。
旅費規定には、
①全体への支給額でバランスがとれていること
②同業他社と比較し、支給額が正当か
という条件が必要とされています。
要するに、特定の人に有利な不合理なきじゅんであったり、一般より高額の水準にある場合、必要と認められる金額を超える部分は給与として所得税がかかることになります。
日当や宿泊費は、役員の場合、社員に比べて高額なのが一般的ですが、度が過ぎると役員賞与としてみなされてしまいます。すると所得税がかかるばかりか、経費としての処理もできなくなるので注意しましょう。

●出張の報告書等も精算書とともに保管
旅費規程を運用する場合は、通常旅費精算書類ですから、会社では旅費精算書と一緒に保管しておく必要があります。